Outlook365で「メールボックスがいっぱい」と出た原因と対処法！オンラインアーカイブで容量を空けるコツ

ある日、ITにあまり詳しくない同僚から相談を受けました。「Outlook365を開いたら『メールボックスがいっぱい』って出て、メールが送れないんだけど…」と困った様子。
普段はメールを送るくらいしか使っていない人で、古いメールの整理や設定には慣れていません。

最初は「古いメールを削除すればいいのでは？」と考えたようですが、重要なメールも多く、どれを消していいか分からないとのこと。そこで私は、Outlook365のオンラインアーカイブ機能を使って容量を空ける方法を教えることにしました。

同僚は「難しそう…」と少し不安そうでしたが、一緒に手順を確認しながら操作してみると、意外と簡単にできました。数分で古いメールをアーカイブに移動でき、受信トレイの容量も空き、Outlook365の動作も軽くなったので、同僚もほっとした様子でした。

この経験をもとに、ITに詳しくない人でもオンラインアーカイブを使えるように、初心者向けにわかりやすく解説します。

オンラインアーカイブとは何か？

簡単に言うと、古いメールを別の「倉庫」に移して、受信トレイの容量を空ける機能です。
イメージとしては、スマホの写真をクラウドに移すようなもの。削除するわけではなく、必要になったらいつでも取り出せます。

Outlook365には通常の受信トレイや送信済みアイテムとは別に、オンラインアーカイブ用のフォルダがあります。ここに古いメールを移すことで、メールボックスの上限に達する心配がなくなります。

ポイントは、アーカイブしたメールも検索や閲覧がそのまま可能なことです。「消えちゃった？」という不安がないのは、初心者には大きな安心材料です。

オンラインアーカイブを使用するメリット

実際に同僚に教えながら感じたメリットは次の通りです。

• Outlook365が軽くなる
  メールが多いと起動や検索に時間がかかりますが、アーカイブに移すだけでサクサク動くようになります。
• 大事なメールを削除せずに保管できる
  「消してしまって後で困る」という心配がなくなります。
• 自動整理ができる
  「1年以上前のメールを自動でアーカイブ」といった設定が可能で、手作業の手間が減ります。

同僚も「削除しなくていいのが安心」と喜んでいました。

具体的な参加手順

Outlook365（Microsoft 365 デスクトップ版）を例に、同僚と一緒にやった手順です。

※ 画像上の赤枠は説明のために付与しています。
※ 画像を選択すると拡大表示できます。

STEP

Outlook365を開く

通常通り起動します。

STEP

フォルダ一覧で「オンラインアーカイブ」を確認

見当たらない場合は、社内のIT担当者に有効化を依頼します。

STEP

アーカイブしたいメールを選択

受信トレイや送信済みアイテムから、古いメールを選びます。Ctrlキーで複数選択もできます。

STEP

選択したメールをオンラインアーカイブに移動します。

選択したメールを右クリック → 「移動」 → 「その他のフォルダー」を選択します。

STEP

アーカイブに移動します。

オンラインアーカイブ配下の「アーカイブ」を選択して、「OK」ボタンを選択します。

同僚も「え、これだけでいいの？」と驚いていました。IT経験が少なくても、迷わず設定できるのが嬉しいポイントです。

トラブルシューティング（Q＆A形式）

オンラインアーカイブが表示されない

Microsoft365の管理者が有効にしていない可能性があります。社内IT部門に相談しましょう。

アーカイブしたメールは消えるの？

消えません。フォルダに移動するだけで、検索や閲覧が可能です。

容量に制限はある？

Microsoft 365ではかなり大きな容量が使えます。通常のメールボックスよりも安心です。

元の受信トレイに戻せる？

ドラッグ＆ドロップで簡単に戻せます。

実際に使ってみた感想

同僚は最初「難しそう」と不安がっていましたが、操作してみると簡単にアーカイブできたので安心した様子でした。

IT経験が少ない人でも使えるという点は、教える側としても嬉しい発見です。

便利だった点は、Outlook365の動作が軽くなることと、メールを削除せずに整理できること。
気になった点は、オフラインではアーカイブメールが開けないことですが、普段はほとんど問題にならない程度です。

まとめ

Outlook365で「メールボックスがいっぱい」と出た原因と対処法！オンラインアーカイブで容量を空けるコツについて紹介させて頂きました。

Outlook365で容量不足に悩んでいるなら、オンラインアーカイブは絶対に使うべき機能です。

• 削除せずに容量を空けられる
• 検索やアクセスもそのまま
• 初心者でも数分で設定できる

「古いメールを安全に整理したい」「Outlook365を快適に使いたい」
そんな人に特におすすめの方法です。同僚もすぐに使えるようになり、作業がぐっと楽になりました。